O Letsbook está conectado ao site do cliente mas ele roda dentro da url abaixo.
https://NOMECLIENTE.letsbook.com.br/D/
É nessa url que o hóspede acaba então vendo todas as disponibilidades, tarifas e conclui a reserva. Isso é, todo o processo de compra/funil acontece nesta url.
Dentro do Letsbook o cliente escolhe o destino/hotel, o período e quantidade de pessoas.
Além disso, pode se logar para ter acesso ao ambiente com as reservas que já fez ou já cancelou. (Conforme destacado abaixo em amarelo)
Nesse ambiente o cliente pode conferir todas as reservas que já fez, que estão confirmadas e são futuras , que cancelou e que estão pendentes de pagamento.
Nesse ambiente o cliente pode:
1- Imprimir o voucher da reserva;
2- Cancelar ou Solicitar alteração das datas da reserva;
3- Ver detalhes das suas reservas;
4- Realizar o pré check-in da FNRH dos hóspedes adultos de sua reserva (Caso o hotel tenha essa funcionalidade ativa)
Print abaixo demonstra reserva confirmada com os botões para as ações acima mencionados.
IMPORTANTE: Hoje o Letsbook permite apenas a alteração de datas da reserva. Ao clicar para cancelar (X) a sua reserva em “Minhas reservas” abrirá o pop-up abaixo:
Quando o hóspede preencher os dados, será enviado um e-mail (muito simples e em texto) ao hotel informando a reserva que a pessoa tinha e a nova data desejada. Preencher a data não é obrigatório porque pode ser que as pessoas não tenham uma data em mente mas sim estejam abertas a remarcar. O hotel com este dado poderá entrar em contato com o hóspede para remarcar diretamente (exemplo e-mail abaixo).
Se o hóspede está na página de pagamento e alega que não está conseguindo confirmar sua reserva provavelmente é porque está com problemas no cartão para que a reserva seja confirmada. Nesse caso, o sistema dá um aviso em tela e avisa o usuário por e-mail para que ele tente novamente os dados do cartão.
Nesse caso, a reserva do hóspede fica “guardada” para ele por 2 horas para que ele possa colocar os dados do cartão novamente para confirmar pagamento. Mas a reserva só é confirmada para o cliente após pagamento confirmado.
Abaixo aviso que o hóspede vê quando existe algum problema.
Os principais problemas para confirmar o pagamento são:
1 - Dados do cartão digitados erroneamente
2 - Saldo insuficiente
3 - Cliente está tentando comprar com cartão Débito
4 -Cliente está com um cartão emitido fora do Brasil e está tentando comprar com parcelamento
5 - Cliente está tentando comprar com uma bandeira que não está liberada no Letsbook ou adquirente.
6 - Cliente está sendo barrado pelo antifraude porque a compra é suspeita
7 - Cliente colocou dados divergentes na compra (como endereço da fatura errado)
Além disso, é bom lembrar que o hóspede só consegue finalizar a compra (para tentar validar a reserva) se ele está utilizando um cartão com bandeira liberada no Letsbook e para a tarifa escolhida (caso a tarifa tenha opção de pagamento exclusiva). Caso não tenha a configuração, vai aparecer que a bandeira não é aceita pelo hotel ou por esta tarifa:
Depois que o hóspede conseguiu confirmar o pagamento, o sistema avisa em tela que a reserva foi confirmada e já gera o localizador para o cliente além disso ele receberá por e-mail a confirmação de reserva.
A confirmação de reserva apresentará os detalhes da sua reserva, a forma de pagamento que o cliente escolheu assim como detalhes de política do hotel e tarifa.
Segue abaixo parte de um e-mail de confirmação de reserva.
IMPORTANTE: A mesma cópia de confirmação que o hóspede recebe o hotel também pode receber. Para isso, basta adicionar os e-mails dos hotéis na parte administrativa do hotel dentro do admin no campo sinalizado abaixo.
O cliente pode cancelar a reserva direto pelo Letsbook através da área Minhas reservas conforme orientado no item 1 deste documento. Entretanto, se o cliente ligar para o Hotel o próprio hotel também pode realizar o cancelamento da reserva pela área administrativa do Letsbook.
Antes de realizar o cancelamento, o sistema avisa o usuário se ele realmente quer cancelar e qual política. E se a reserva foi cancelada fora do prazo de cancelamento gratuito, o sistema avisa se o valor será reembolsável ou não.
Segue abaixo imagem que ilustra um cancelamento dentro do prazo:
Após cancelamento feito pelo cliente ou pelo hotel, o cliente recebe por e-mail a confirmação de cancelamento.
IMPORTANTE: A mesma cópia de cancelamento que o hóspede recebe o hotel também pode receber. Para isso, basta adicionar os e-mails dos hotéis na parte administrativa do hotel dentro do admin no campo sinalizado abaixo.
O Letsbook é um E-commerce totalmente seguro e não salva os dados de cartão completos dos hóspedes. Dessa forma, caso seja necessário cobrar No-show de alguma reserva o mesmo deve ser feito através a área administrativa do Letsbook.
O usuário que tiver acesso ao sistema precisa acessar o menu LET’S BOOK / NO SHOW.
Nesse relatório serão mostrados apenas reservas garantidas (que não tiveram pré-pagamento anterior realizado) para que possam cobrar o cliente.
Caso o pagamento do No Show não aconteça, na grande maioria das vezes isso acontece porque o cliente não tem saldo para a realização dessa captura ou os dados do cartão que ele deu como garantia venceram. O Letsbook permite a cobrança de No Shows, a primeira tentativa em até 30 dias após o check in e novas tentativas até 90 dias após o check in. Caso o aviso tenha sido saldo insuficiente o hotel poderá tentar dias depois até esse limite. Caso ainda não seja possível cobrar, o hotel precisará entrar em contato com o cliente para achar outra forma do cliente pagar o que é de direto do hotel.
Caso seu hotel não tenha conexão com channel ou PMS, a reserva deverá ser inserida pelo hotel manualmente no PMS.
No Letsbook temos 4 formas de pagamento disponíveis.
Se seu hotel opta por trabalhar com as formas de pagamento: Pré pagamento da primeira diária + restante pagamento no hotel E/OU Pré Pagamento Parcial E/OU Pré pagamento integral ou parcelado deve-se buscar essa reserva dentro do admin do Letsbook. O caminho é: Menu \ Let's Book \ Reservas - Digitar o localizador da reserva
Porque somente lá dentro é dada a informação de quanto já foi pré-pago e é lá que tem a confirmação financeira para baixa.
Primeiro Passo: Ver se o que o cliente pagou foi apenas a primeira diária, se foi uma porcentagem definida pelo hotel para pagamento antecipado ou se foi o total da compra. Como isso pode ser observado? Acessando a reserva e confirmando a área abaixo dentro do admin do lets’s book.
Caso tenha valor aparecendo nos dois campos sinalizados, quer dizer que o cliente somente pagou parte do valor que é equivalente à uma diária ou à porcentagem definida pelo hotel para pagamento antecipado e o restante deve ser cobrado no hotel. Dessa forma, a baixa financeira deve ser somente do valor pago antecipado.
Segundo passo: Independente de quanto que o cliente pagou, o valor pago aparece logo abaixo e junto dele aparece o código de confirmação de pagamento.
O código de confirmação de pagamento é o segundo código (Em amarelo) e ele é usado para a baixa financeira. Na Cielo 3.0, por exemplo, ele é conhecido como o código TID (código comprido de letras e números) ou pode ser o código NSU (mais curto contendo apenas 6 letras) . E pode ser o TID ou o NSU utilizado pelo hotel para ser adicionado na reserva no PMS para baixa financeira.
Importante: para a versão de CIELO 3.0 e E-REDE o seu hotel deve escolher se prefere ter a informação do TID OU do NSU e a Pmweb irá parametrizar isso juntamente com a Adyen.
No caso da GETNET, o TID e NSU tem a mesma numeração.
RESUMINDO: Então depois da conferência das reservas pré-pagas(total, parcial ou primeira diária) deve-se adicionar a baixa do pagamento no seu PMS do valor efetivamente pago.
O Letsbook tem conexões com parceiros entre eles Channel Omnibees, HIGS (TOTVS/CM), VOLUX. Além de Engenho, E-solution, Xenius (via API Letsbook) e Opera Cloud. Além disso somos OPENDATA e por isso disponibilizamos uma API própria para que qualquer parceiro possa se conectar ao sistema.
Para conexão com Omnibees o Letsbook recebe tarifas, disponibilidades e restrições e devolve reservas.
Já na conexão com HIGS (TOTVS/CM) prevê somente devolução de reservas. Nesses casos, a gestão tarifária e disponibilidades precisa ser feita totalmente dentro do Letsbook.
Para conexão Opera Cloud está previsto receber disponibilidades, tarifa base ou absoluta e devolver reservas.
Na conexão com VOLUX é possível devolver reservas assim como recebe disponibilidades e tarifa de quarto base ou absoluta.
Para conexão via API é possível que o Letsbook receba tarifas, restrições (sim ou não), disponibilidades e que devolva reservas. Ou também pode ser consumido apenas para devolução de reservas para o hotel.
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